Informatisering en automatisering
Gouda maakt een groot aantal ontwikkelingen door die de informatisering en automatisering raken. In 2016 is op dit gebied het volgende gerealiseerd:
Geheugen van Gouda
Het doel van het programma “Geheugen van Gouda” is de (digitale) dienstverlening te verbeteren door informatie op een betere manier te verwerken en op te slaan. In het kader hiervan is in 2016 het KlantContactSysteem in gebruik genomen door het Klant Contact Centrum. Met dit systeem kunnen (aan)vragen van klanten beter worden afgehandeld door inhoudelijke informatie uit een kennisbank snel bij de hand te hebben en gesprekken goed te registreren. Verder is het onderdeel ’Centraal organisatiegeheugen’ in een testomgeving voorbereid en zijn 40 processen opnieuw ingericht. Hiermee worden in de toekomst alle aanvragen op 1 plek opgeslagen, waardoor klanten beter geïnformeerd kunnen worden over de voortgang.
ICT- Infrastructuur
Om de continuïteit van de bedrijfsvoering te waarborgen zijn grote infrastructurele ICT vervangingen uitgevoerd. Daarnaast heeft de performance continue de aandacht. Door de vernieuwingen, maar ook door aanpassingen in de inrichting is de performance 25% verbeterd. Tevens is er advies ingewonnen waardoor meer tijdwinst kan worden behaald met de inrichting van applicaties. De gemeente Waddinxveen heeft in 2009 gevraagd het ICT-beheer door Gouda te laten uitvoeren. Eveneens werd dezelfde vraag in 2014 door de gemeente Zuidplas gesteld. Het geeft aan dat Gouda goed gekwalificeerd personeel heeft, welke naar de eigen organisatie, maar ook naar andere organsiaties ICT – diensten kan verlenen. In 2016 is de overeenkomst met de gemeente Waddinxveen herzien en in met de gemeente Zuidplas afgesloten.
Informatiebeveiliging
Informatieveiligheid en privacy zijn thema’s die doorlopend aandacht nodig hebben. Informatieveiligheid gaat om beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van gegevens. In juli 2014 is door het college Informatiebeveiligingsbeleid conform de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG) vastgesteld. De BIG bevat 303 beveiligingsmaatregelen onderverdeeld in technische, bouwkundige, organisatorische maatregelen om de gemeentelijke informatie te beschermen.
In de afgelopen jaren zijn de maatregelen uit de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten opgepakt.
Inmiddels is ongeveer 85% van de maatregelen geheel of deels gerealiseerd. In 2017 wordt aan de hand van risicoafweging bekeken welke maatregelen nog genomen moeten worden om te zorgen dat gemeente Gouda in 2018 in control is.
Datalekken
In 2016 is de Wet datalekken van kracht geworden. Er is een procedure van kracht en er is een meldingenregister.
In 2016 zijn 9 meldingen voor datalekken geregistreerd. Om onder andere datalekken te voorkomen, worden in het eerste kwartaal van 2017 trainingen voor medewerkers georganiseerd (circa 250) hoe zorgvuldig om te gaan met het verwerken van persoonsgegevens. Tevens zal in 2017 worden gestart met het project Gouda Privacyproof om in mei 2018 te kunnen voldoen aan de Europese privacywetgeving die direct geldend is voor Nederland en dus ook voor Gouda.
Het project wordt opgeknipt in 3 fases. Fase 1 start met het uitvoeren van een organisatiebrede Privacy Impact Assessment met een daaruit volgende inbeddingsanalyse plus een vaststelling van een privacybeleid. Fase 2 bestaat, naast het vaststellen van generieke oplossingen ten behoeve van het privacybeleid, uit het checken en vaststellen van werkprocessen die persoonsgegevens verwerken. Deze processen dienen met de privacywetgeving in overeenstemming te worden gebracht. Fase 3 is de beheerfase.